PHYSIQUE, DIGITAL OU HYBRIDE, QUEL SERA VOTRE CHOIX A LA RENTRÉE ?... SI VOUS L'AVEZ

L’essor de l’événement digital de 2021 et début 2022 a plus ressemblé à une opportunité contrainte qu’à une conviction des professionnels. La bonne nouvelle, c’est que le retour des événements physiques est là et même fort en ce milieu de 2022 ! Mais que nous prépare la rentrée…

Voilà déjà des signaux anxiogènes pour septembre, taux d’incidence, rumeurs de masques obligatoires pour certains festivals, jauges réduites, autant de mots qui font peur à tous les organisateurs…

Alors voilà, comment (et quand) décider des formats pour vos prochains événements : digital (distanciel pour tous), physique (présentiel pour tous) ou hybride avec un mélange d’audience physique et des participants distants ?

L’événement digital garde une place intéressante, à condition de ne pas se rater !

Ce sont surtout les acteurs de la communication qui ont pris conscience du potentiel impressionnant de ce nouveau media digital. Je parle bien du « live conversationnel » qui a l’avantage d’allier d’un côté la puissance d’audience du digital et de l’autre la proximité relationnelle de l’événementiel grâce à l’interactivité ; le tout avec la capacité à mesurer la performance avec les outils digitaux. Il est donc certain que ce format a toute sa place à condition de respecter les nouveaux codes : cela ne peut être que live avec un animateur qui fait interagir le public toutes les 5 à 10 minutes (ce qui n’empêche pas d’avoir enregistré des « capsules » pour les speakers moins à l’aise). C’est le format « journal télé » avec des jeux / quizz / sondages avec le public. C’est court et impactant (max 1h). Il vous faudra un animateur engagé qui sait gérer les (bons) outils d’interactivité et adapter le contenu aux réponses de l’audience (appelez-moi si besoin).

Attention, les retours des 2 dernières années sont presque tous catastrophiques. En effet, la plupart des événements « digitaux » n’étaient ni lives, ni interactifs. Là, c’est la douche froide assurée avec moins de 10% de l’audience qui reste jusqu’au bout, quand vous avez les stats ! Si vous ne les avez pas, ne les cherchez pas, ce n’est pas pour rien qu’on ne vous les a pas données…

Évènement hybride, la fausse bonne idée ? Surtout la triple peine !

Et bien oui, organiser un événement hybride c’est gérer trois projets. Il faut évidemment organiser un événement physique avec toutes ses composantes dont la logistique et le contenu dédié à l’expérience des participants présents en physique. Il faut également organiser un événement digital avec sa logistique spécifique de plateforme digitale, d’outils de communication et toute la gestion de streaming et connectivité. Et, à ces deux projets déjà complexes, il faut ajouter les impacts d’une expérience « hybride ». En commençant par l’ajustement de la scène pour les caméras en choisissant de privilégier l’audience physique ou distante, pour finalement arriver au sujet le plus sensible : le design de l’expérience des audiences distantes qui doivent vivre un « moment » de l’événement physique. Ce design est critique et passe souvent par une adaptation de l’animation avec un maitre de cérémonie dédié aux audiences digitales qui prend la parole pendant l’accueil café ou certaines pauses. Il est nécessaire pour garder l’attention des audiences distantes et même devenir leur « porte-parole » lors des séances de questions-réponses. Mais cela ne suffit pas, je recommande aussi de limiter une partie du programme à l’hybride pour respecter les nouveaux codes et rythmes des événements digitaux (max 1h).

Alors quel format faut-il choisir et dans quel cas ? D’après moi, le format digital gardera une grande place lorsqu’il faut partager des contenus intéressants avec des audiences intéressées car les contenus suffiront à engager les audiences (avec beaucoup d’interactivité...). Pour autant, les événements physiques sont nécessaires à la cohésion des communautés et ils seront, d’après moi, plus orientés sur des moments « sociaux » de convivialité. On voit alors une forme de rythme se dessiner : des événements digitaux courts, impactant et répétés tout au long de l’année pour partager des savoirs et travailler collectivement et des événements physiques plus rares qui sont des temps forts de cohésion de la communauté (interne ou externe) et qui seront nécessairement plus festifs…

Comment planifier la rentrée ? Impossible d’annuler le physique ! Peut être simplement avec … un bon contrat ! Gardez-vous l’option de transformer votre lieu en studio TV et négociez des conditions d’annulation payantes mais raisonnables (pour tous) avec vos prestataires dédiés à l’expérience physique des participants. En parallèle, mettez le paquet sur l’interactivité avec vos audiences. Le digital nous a montré que c’était indispensable, mais franchement, il faut se l’avouer, le digital nous a montré une évidence que tous connaissaient et qui est totalement valable pour un événement physique. Combien d’entre nous avons vu des audiences s’ennuyer dans une salle et tous les smartphones sortir des poches. Car soyons lucide, la seule différence entre le digital et le physique, c’est qu’en digital il n’y a ni la porte ni la politesse pour retenir votre audience !

Personnellement, j’utilise la plateforme Sparkup pour assurer des expériences collectives (digitales, présentielles et hybrides), et comme vous pouvez le voir sur le graphique ci-dessous (statistiques d’engagement du 2ème jour du congrès des Petits Frères des Pauvres en septembre 2021), cela me permet également de mesurer l’engagement moment par moment et de voir si les audiences ont décroché ou non. En tant qu’animateur cela me permet d’influencer la phase de création du contenu pour assurer qu’on le rend plus digeste et de mesurer in fine les résultats pour en tirer les bonnes conclusions.

Mais alors où sont passés les événements hybrides ? Ma conviction c’est qu’ils ont une grande place lorsque la contrainte du transport est trop forte pour déplacer certaines parties des audiences. Dans ce cas, les efforts nécessaires pour atteindre la performance de l’hybride seront «rentables».

A bientôt,

Julien Carlier

Social Dynamite